CUESTIONARIO

1. ¿ Qué es la Organización y cuáles son sus etapas?

Es parte de la fase mecánica de los procesos administrativos y responde a la pregunta ¿cómo hacerlo?. Conjunto de personas, recursos y trabajo para un fin común.
ETAPAS: Departamentalización, Jerarquización, División del trabajo y Descripción de funsiones.

2. De qué se trata la TGS ( Teoría General de los Sistemas ).

Parte de un principio básico:

1. ENTRADA 2. TRANSFORMACIÓN 3. SALIDA

Transformación: Velocidad con que volvemos dinero todo lo que se produce en una empresa.

En la TGS todo va ligado, nada es suelto.

3. De qué se trata la Teoría Contingente y la teoría de la Comunicación Organizacional.

CONTINGENTE: Toma lo mejor de cada teoría.
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: Junta dos procesos, Comunicación y Organización.

4. ¿ Cuál es la diferencia entre Organización Formal e Informal?

FORMAL: Sigue los 14 Principios Administrativos de Fayol estrictamente y esta legalmente establecida.
INFORMAL: No sigue los 14 principios de Fayol o solo unos cuantos y no esta legalmente establecida.

5. De qué forma puede ser la Departamentalización.

Puede ser por: Funciones, por Procesos, Clientes, Mixta, por Productos, Geográfica o territorial o Matricial.

6. Mencione 8 de los 14 Principios Administrativos de Fayol:

-División del Trabajo
-Autoridad
-Disciplina
-Unidad de Mando
-Subordinación
-Centralización
-Jerarquía
-Orden
-Espíritu de Equipo

7. Da un Ejemplo de la Departamentalización por Clientes y por Funciones.

CLIENTES

- Mayoreo
- Menudeo
- Autoservicio
- Home Centers
- Frecuentes
- Almacén

FUNCIONES

- RR.HH
- Ventas
- Finanzas
- Operación
- Informática

8. Escribe la diferencia entre Autoridad Lineal y Autoridad Staff (Ventajas y Desventajas).

LINEAL: Es la unidad de mando inmediata superior. Ventajas: No hay conflicto de autoridad, las decisiones son inmediatas, se centra la autoridad. Desventajas: No hay dominio de la información.
STAFF: Saber hacer algo muy bien. Ventajas: Se especializa en su materia, domina la información. Desventajas: Hay conflicto de autoridad, choca con la estructura de la organización.

9. Escribe, ¿ Cómo pueden ser los Manuales Administrativos?

Pueden ser por: Procedimientos y métodos, Operación, Funciones, Control de calidad, Ventas, Cobranza.

10. ¿ Cuáles son los Objetivos Principales de una Empresa o Negocio?

-Rentabilidad
-Crecimiento
-Permanencia

11. Dentro del las Variables Externas PEST, menciona 5 del Análisis Político Legal.

-Legislación y protección ambiental
-Impuestos
-Leyes de protección al Consumidor
-Leyes de competencia
-Legislación sobre Seguridad

12. Menciona 5 del Análisis Económico.

-Crecimiento económico
-Política de desempleo
-Reforma fiscal
-Gasto gubernamental
-Tasa de inflación

13. Menciona 5 del Análisis Socio-Cultural.

-Demografía
-Actitud hacia el trabajo, carrera y descanso
-Educación
-Modas
-Conciencia de seguridad social y salúd

14. Menciona 5 del Análisis Tecnológico.

-Gasto gubernamental en investigación
-Nuevos productos y desarrollos
-Energía uso y costos
-Cambios en Internet
-Cambios en tecnología móvil

15. ¿ Qué es FODA?

1. FORTALEZAS (Virtudes). Hay que aumentarlas.
2. OPORTUNIDADES. Hay que aprobecharlas.
3. DEBILIDADES (Defectos). Hay que disminuirlos.
4. AMENAZAS. Hay que eliminarlas.

16. ¿ Qué se busca en la Productividad?

-Hacer Más con lo Mismo
-Hacer lo Mismo con Menos
-Hacer Más con Menos

17. ¿ Qué significa Downsizing y Resinzing?

DOWNSIZING: Disminuir los recursos de la Empresa hasta Obtener lo Mejor.
RESINZING: Aumentar los recursos de la Empresa para Producir Más.

18. ¿ Qué significa Benchmarking y Rightsizing?

BECHMARKING: Cuando me Comparo con otra Empresa.
RIGHTSIZING: Tener la Empresa del tamaño Necesario, ni más ni menos.

19. ¿ Qué Factores me sirven para detectar si tengo que hacer un cambio en la Empresa?

-Satisfacción del Cliente
-Costo de Producción
-Motivación Personal

20. ¿ Qué necesito para tener Ventaja Competitiva?

-Costos
-Diferenciación
-Enfoque

21. Mencione cómo es la estructura simple y burocrática de una organización

SIMPLE: Donde no existen muchos elementos y hay de uno a dos jefes solamente.
BUROCRÁTICA: puede ser: Mecánica.- Manejo de documentos que se dan en las oficinas. Profesional.- Por especialidades.

22. Mencione cómo es la estructura divisionalizada y adhocrática.

DIVISIONALIZADA: Es por funciones (ventas, producción, etc) y puede incluir a la burocrática.
ADHOCRÁTICA: Se va adecuando a las necesidades y puede ser operativa o administrativa.

23. Mencione los pasos del manual de procedimientos.

- Contenido e índice
- Introducción
- Objetivos
- Áreas de aplicación
- Responsabilidades
- Políticas de operación de procedimiento
- Formatos
- Diagramas de flujo

24. ¿ Cuáles son los pasos administrativos para la elaboración de procedimientos?

1. Involucrar al personal gerencial
2. Incluir declaraciones que apliquen leyes vigentes
3. Precisar los derechos legales de los empleados
4. Enumerar las políticas de la empresa
5. Informar ventajas y derechos de los empleados
6. Sustituir el No por Si
7. Escribir poco y claramente
8. Que un abogado experto en temas legales revise reglamentos, políticas, etc
9. Confirmar que el personal conozca el manual
10. Que todo quede claro
11. Evitar palabras como Siempre y sustituirlas por Generalmente o Usualmente

25. ¿Qué son los diagramas de operación de proceso?

La representación gráfica de un proceso, donde se simplifican los procesos.
Siguen un camino y no hay toma de decisiones, abarca procesos grandes y generalmente se encierran en un círculo.

26. A qué preguntas responde un diagrama de flujo.

- ¿QUÉ? Actividad, procedimiento u operación es necesaria
- ¿QUIÉN? Hace el proceso, operación o actividad
- ¿DÓNDE? Se realiza el proceso
- ¿CUÁNDO? Con que frecuencia
- ¿CÓMO? Cuándo es necesaria una herramienta

27. ¿Por qué es importante un diagrama de flujo?

- Identifica las razones y/o procesos
- Se conoce que es lo que se quiere hacer
- Simplifica los procesos
- Identifica las oportunidades de mejora
- Identifica los pasos críticos que afecta a la producción
- Evalúa la necesidad de información adicional
- Ayuda a la capacitación

28. ¿Qué es un formato?

Una herramienta de comunicación impresa por medio de reproducción gráfica que contiene información escrita. Su objetivo es transmitir información de forma clara, sencilla y funcional.

29. Mencione algunos tipos de fuentes de información.

- Por parte de la organización
- Por un consultor externo
- De uso común convencional
- De estancias externas
- Por medio de un diseñador profesional

30. ¿Cuáles son los requerimientos internos y externos para el uso de los formatos?

INTERNOS: De acuerdo con su instrumento legal de creación y en función de sus objetivos, metas, programas, estrategias.
EXTERNOS: Por el entorno, por globalización, en atención a clientes y proveedores.

31. ¿Cuáles son los elementos funcionales de los formatos?

IDENTIFICACIÓN: Logotipo, fecha, título, No. de hoja, etc.
ORDEN DE COMPONENTES: Secuencia de datos, flujo de trabajo, instrucciones, datos principales.
CONDICIONES DE LLENADO.

32. Mencione algunas clases de formas.

- En línea (recibo telefónico)
- Por casillas (lista de asistencia)
- Combinadas

33. Describa algunos puntos de la visualización de formatos.

- Unidad
- Claridad
- Agrupación y jerarquización
- Saturación
- Movimiento
- Ritmo
- Imagen residual
- Unidad

34. Mencione algunos materiales y productos para hacer formatos.

MATERIALES: Papel, tinta y carbón, impresión.
PRODUCTOS: Hojas extra, Juegos engomados, Juegos individuales, formas continuas.

35. Mencione algunas alternativas para la elaboración de formatos.

- Offset
- Mimeógrafo
- Fotograbado
- Tipografía
- Máquina de escribir
- Computadora

36. Mencione los usos de los formatos.

Empleo y modificaciones operativas, Ajuste al presentarse modificaciones radicales.

37. ¿Quiénes manejan y controlan las formas?

Operativamente todo el personal y las controlan los niveles ejecutivos, unidades a cargo de la administración de recursos y de apoyo técnico.

38. Menciona los 5 pasos de la TOC (Teoría de las Restricciones) para una mejora continua.

1. Identificar el cuello de botella
2. Explotar la restricción
3. Subordinar la restricción
4. Elevar la restricción
5. Repetir el proceso

39. ¿Qué es Reingeniería y cuáles son sus 3 C´s?

El rediseño de un proceso para lograr una mejor solución. (proceso, diseño, mejora).
CLIENTES: Asumen el mando
COMPETIDORES: Deben respetarse
CAMBIOS: Son necesarios

40. Menciona que no es reingeniería.

Automatizar, software, recorte de puestos (personal).

41. Mencione 5 caracteristicas comunes que se encuentran en los procesos de negocios de Reingenieria.

1. Los trabajadores toman deciciones
2. Los procesos tienen múltiples versiones
3. El trabajo se realiza en el sitio razonable
4. Se reducen las verificaciones y los controles
5. Prevalecen operaciones híbridas, centralizadas y desentralizadas

42. Menciona algunos tipos de cambios que ocurren cuando hay reingenieria.

1. Los oficios cambian de tareas simples a trabajo multidimencional
2. El papel del trabajador cambia de controlado a facultado
3. La preparación del oficio cambia de entrenamiento a educación
4. El enfoque de medidas de desempeño y compensación se desplaza de actividad a resultados
5. Cambian los criterios de ascensos de rendimiento a habilidad
6. Los valores cambian de proteccionistas a productivos
7. Los gerentes cambian de supervisores a entrenadores

43. Menciona parte de los principales errores en la reingenieria.

1. Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo
2. No concentrarse en los procesos
3. No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados
4. Conformarse con resultados de poca importancia
5. Abandonar el esfuerzo entes de tiempo
6. Dejar que las culturas y actitudes coorporativas impidan la reingenieria
7. Tratar que la reingenieria se haga de abajo para arriba
8. Enterrar la reingenieria en la agenda coorporativa
9. Tratar de diseñar cuando el director esta a punto de retirarse
10. Consentrarse exclusivamente en el diseño

44. Menciona los 5 elementos de la reingenieria.

1. Orientación hacia los procesos
2. Confrontación de resultados
3. Tecnología informática
4. Cultura organizacional
5. ENFOQUE HACIA EL CLIENTE

45. Menciona los 5 pasos para la reingenieria en negocios.

1. Compromiso con la acción
2. Desarrollar la visión
3. Diagramación de los procesos del negocio
4. Definición de la estrategia para reingenieria
5. Selección de la gente

46. Menciona algunas barreras para la reingenieria.

1. FALTA DE VISIÓN GERENCIAL
2. Falta de liderazgo
3. Falta de delegación
4. Uso limitado de la tecnología
5. Falta de estrategia definida y clara
6. Proteccionismo

47. Menciona los valores de la reingenieria.

1. UN COMPROMISO CON LA EXCELENCIA EN EL SERVICIO
2. Carácter
3. Cultura
4. La labor educativa del líder

48. ¿Por qué se necesita la excelencia en el servicio?

1. Porque obtenemos beneficios
2. Porque aprendemos a ser congruentes

49. ¿ Qué es entropía?

Es la tendencia al desorden

50. Menciona 3 tipos de controles.

1. Preventivo: Evita que salgan mal las cosas
2. Concurrente: Se realiza en el momento
3. Correctivo: Cuando las cosas ya salieron mal